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O artigo 72 indica os elementos que deverão instruir os processos de contratação por inexigibilidade ou por dispensa de licitação.
Importante ressaltar que todos os documentos descritos nos incisos de I a VIII objetivam verificar e certificar o preenchimento dos requisitos para a contratação direta, seja por inexigibilidade ou por dispensa, e selecionar a proposta que melhor ao interesse público. Desse modo, garantindo o planejamento e a economia da contratação e por consequencia assegurando a transparência e o melhor uso dos recursos públicos.
A formalização da demanda, de que trata o inciso I poderá vir acompanhada de outros documentos, tais como o estudo técnico preliminar, análise de riscos, termo de referência, projeto básico ou projeto executivo a depender da complexidade e vulto da contratação.
No que diz respeito à estimativa de preços, ela deverá seguir o disposto no artigo 23 da Lei, sendo compatível com os valores praticados pelo mercado, considerados os preços constantes de bancos de dados públicos e as quantidades a serem contratadas, observadas a potencial economia de escala e as peculiaridades do local de execução do objeto. Na impossibilidade de estimar o valor do objeto na forma estabelecida, aplicar-se-á o disposto no §4º do mencionado artigo.
O parecer jurídico e o parecer técnico fazem parte da instrução da contratação direta. No primeiro, será realizado controle prévio de legalidade nos termos do disposto no §4º do artigo 53 da Lei, observado ainda a orientação constante no §5º do referido artigo. No segundo, verificar-se-á o atendimento às características do objeto.
É importante comprovar a existência de recursos orçamentários para fazer frente à despesa, bem como verificar todas as condições de habilitação e qualificação mínima necessária do futuro contratado.
Todo o ato discricionário deve ser motivado, a razão da escolha deve conter os pressupostos de fato e de direito que levaram a Administração contratar diretamente, bem como justificar a escolha do contratado, asseverando os motivos que levam à seleção de um determinado sujeito.
A justificativa de preço comprovará a razoabilidade do valor a ser desembolsado pela Administração.
Para que a contratação direta tenha eficácia, ela deve ser autorizada pela autoridade competente do órgão, nesse momento, serão analisadas as condições fáticas e os fundamentos legais que levaram à Administração optar por este tipo de contratação, assim como as condições contratuais previstas.
Por fim, a lei prevê a obrigatoriedade a publicidade do ato que autorizou a contratação direta ou o extrato do contrato dela decorrente, com a divulgação e manutenção deles em sítio eletrônico oficial, como condição de eficácia da contratação.